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Un gigante escondido

La Estructura que adopta una organización no es una cuestión caprichosa de técnicos fundamentalistas del orden obsesivo, por el contrario, es una necesidad que se hace más imperiosa cuando se pretende ser más productivo y eficiente.


Por: Germán Amurri (Lic. en Administración, Contador Público, Auditor Interno ISO 9001:2000 y Profesor.  Director de la consultora ABC + 1)



La Estructura es el esqueleto que sostiene el funcionamiento de una organización sin importar el tamaño, el fin, o la nacionalidad de los capitales. Sin ella no hay forma de que lo planificado realmente se cumpla, es como un “gigante escondido”, que aunque no lo vemos materializado como por ejemplo una máquina o un vehículo, condiciona todo el quehacer organizacional.
Se puede entender a la ESTRUCTURA como un conjunto de tareas, funciones y responsabilidades “sabiamente” agrupadas, ejecutadas por equipos de especialistas con jerarquías claramente definidas, cuya gráfica es el famoso ORGANIGRAMA. También responde a una clara asignación de recursos humanos y materiales, procurando su mayor rendimiento en el departamento, área o sección.
Pero, ¿Por qué una organización debe gastar tiempo y dinero en conformar una estructura acorde a la realidad que atraviesa? Porque de lo contrario, las ventajas de la división del trabajo se ven diluidas por una series de “malos entendidos” que perjudican la productividad y la eficiencia. Esto hace que haya tareas que no se realizan, controles cruzados que no se ejecuten, comunicaciones direccionadas de manera incorrecta, superposición de funciones, responsabilidades diluidas, etc.

VENTAJAS DE UNA BUENA ESTRUCTURA
Sin ser fundamentalista, se pueden plantear los siguientes beneficios cuando la Estructura esta sólidamente conformada.

  1. Fomenta la especialización: se conforman equipos especialistas en una determinada naturaleza de actividad: comprar, vender, producir, etc. que agilizan el trabajo.
  2. Aumenta la productividad: ya que la especialización hace que los recursos rindan al máximo en el área asignada para tal fin. En sí se enfocan en propiciar resultados en un departamento, área o sección de la organización.
  3. Mantiene el Orden: ya que quedan claramente asignados roles, responsabilidades, actividades, tomas de decisiones, comunicaciones y los vínculos jerárquicos entre los integrantes del ente.

RECOMENDACIÓN
Para crear una sólida Estructura que propicie las ventajas anteriormente expresadas es preciso que se pongan en tela de juicio todas las actividades, los roles y responsabilidades que actualmente se ejecutan. Una vez que están identificadas y establecidas, se deben agrupar convenientemente (direccionados hacia un fin, objetivos y estrategias previamente establecidos), procurando que la asignación de recursos humanos y materiales genere la máxima eficiencia posible.
Para poner en tela de juicio la Estructura de la Organización les dejo algunas preguntas más que respuestas, después de todo… comprender el problema es tener el cincuenta por ciento de la solución.
¿Qué Estructura nos conviene? ¿La Estructura actual nos conviene?
¿Qué naturaleza de tareas tenemos en nuestro emprendimiento?
¿Es clara la división de tareas? ¿Existen actividades superpuestas? ¿Existen actividades que nadie las realice?
¿Genero la estructura primero o espero la respuesta de la demanda?
¿La estructura se adapta a los cambios?
¿Es claro el Organigrama que hemos publicado? ¿Está bien diseñado?
¿Cómo afecta la Estructura a la eficiencia, eficacia y a la rentabilidad?
¿La Estructura está orientada a satisfacer las necesidades de los clientes?
¿Las responsabilidades están claramente definidas y entendidas por el personal?
¿Existen controles cruzados que garanticen que las actividades se desarrollen según lo establecido?
¿Tenemos un Manual de Puestos de Trabajo donde se describan los roles, responsabilidades, funciones y tareas de cada uno de los integrantes de la Organización?
Claudio Jose Minoldo

Claudio Jose Minoldo

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